Dawniej firmy chcące korzystać z komputerowych programów biurowych sięgały po pakiet Office od Microsoftu. Trudno jednak powiedzieć, że wybierały go świadomie, jako że nie było wielu alternatyw, tym bardziej od światowych marek. Dziś jest inaczej, gdyż w biznesie równie dobrze można wykorzystać Workspace od Google’a bądź iCloud od Apple’a. Tylko które środowisko wybrać? Jakie aspekty mają wspólne, jakimi zaś się różnią? Sprawdziłam to!
Google Workspace
Jeżeli nazwa Google Workspace niczego Ci nie mówi, być może znasz to środowisko biurowe pod jedną ze starych nazw: G Suite bądź Google Apps for Work. Jest korzystnym rozwiązaniem dla firm pracujących zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie czy hybrydowo. Sprawdza się zwłaszcza w przypadkach drugim i trzecim, kiedy to trudne lub niemożliwe jest zorganizowanie spotkania na żywo albo podejście do biurka współpracownika celem wyjaśnienia czegoś. Google Krótko mówiąc: Workspace pozwala pozostać w kontakcie, będąc online, i korzystnie wpływa na organizację pracy w firmie.
Co to jest Google Workspace?
Google Workspace jest oprogramowaniem służącym do pracy grupowej przede wszystkim wewnątrz firmy, ale sprawdzi się też chociażby na uczelni. Składa się z popularnych aplikacji, z których na co dzień korzysta przeszło miliard osób (sam Gmail ma w 2023 roku ponad 1,8 miliarda użytkowników). Należą do nich Gmail, Dysk Google czy Dokumenty Google. Należy jednak podkreślić, że o ile prywatni użytkownicy korzystający z poczty lub dysku Google’a za darmo mają ograniczone funkcje, płatny subskrypcyjnie Google Workspace obejmuje dodatkowe korzyści i rozwiązania biznesowe.
Używanie Google Workspace zwalnia firmę z trzymania danych służbowych na fizycznych serwerach w siedzibie. Wszystko dlatego, iż jest to środowisko działające w chmurze. Za bezpieczeństwo danych przechowywanych w wirtualnych centrach odpowiada Google. Ponieważ wszystko znajduje się online, pracownicy firmy mają łatwy i błyskawiczny dostęp do plików biznesowych i aplikacji. Mogą w tym samym czasie pracować nad jednym dokumentem, nie wchodząc sobie w drogę i widząc na bieżąco zmiany wprowadzane przez innych. Mogą też rozpocząć wideorozmowę, napisać do siebie na czacie wewnętrznym lub skorzystać z tablicy interaktywnej do pracy nad projektem.
Funkcje i narzędzia oferowane przez Google Workspace
Aplikacje biurowe dostępne w Google Workspace to:
| Nazwa narzędzia | Opis narzędzia |
| Gmail* | poczta e-mail |
| Meet (Spotkania Google)* | komunikator internetowy do wideokonferencji |
| Chat (Google Chat)* | komunikator internetowy głównie do rozmów pisanych |
| Calendar (Kalendarz Google)* | kalendarz indywidualny i wspólny dla grupy |
| Drive (Dysk Google)* | przestrzeń do przechowywania plików w chmurze |
| Docs (Dokumenty Google)* | internetowy edytor tekstu |
| Sheets (Arkusze Google)* | internetowy arkusz kalkulacyjny |
| Slides (Prezentacje Google)* | internetowy program do tworzenia prezentacji |
| Forms (Formularze Google)* | internetowy program do tworzenia formularzy i ankiet |
| Sites (Witryny Google)* | narzędzie do łatwego tworzenia stron internetowych |
| Keep (Google Keep)* | narzędzie do wspólnej pracy nad notatkami i innymi treściami |
| Apps Script (Google Apps Script) | narzędzie do łatwego programowania i automatyzacji usług Google Workspace |
| Jamboard (Google Jamboard)* | interaktywna tablica do pracy nad projektami i zapisywania pomysłów podczas burzy mózgów |
Dodatkowo w Google Workspace znajdują się narzędzia do zarządzania i dbania o bezpieczeństwo danych w firmie oraz funkcjonalne dodatki:
- Admin (Konsola administracyjna Google) – panel do zarządzania użytkownikami i dostępami oraz konfiguracji ustawień i zabezpieczeń,
- Endpoint (Zarządzanie punktami końcowymi Google) – narzędzie do zarządzania bezpieczeństwem danych m.in. na urządzeniach mobilnych,
- Vault (Google Vault) – narzędzie administracyjne do zarządzania danymi w Google Workspace,
- Work Insights (Google Work Insights) – narzędzie analityczne do oceny wpływu Google Workspace na lepszą organizację pracy w firmie,
- Voice (Google Voice) – aplikacja przetwarzająca i zapisująca historię połączeń użytkowników oraz pozwalająca zarządzać kontaktami telefonicznymi,
- AppSheet (Google AppSheet)* – narzędzie do łatwego tworzenia aplikacji mobilnych i webowych.
Należy mieć na uwadze, że niektóre aplikacje póki co dostępne są jedynie w Stanach Zjednoczonych bądź miały oficjalną premierę dopiero w kilku krajach poza Ameryką. Ponadto możliwość korzystania z części wymienionych aplikacji zależna jest od posiadanego pakietu subskrypcyjnego. Przykładowo Google Valut znajduje się jedynie w pakietach Business Plus i Enterprise. Dla ułatwienia aplikacje dostępne we wszystkich pakietach cenowych oznaczyłam gwiazdką.
Integracja z usługami Google’a i innych firm
Rozważając korzystanie z Google Workspace, nie musisz martwić się koniecznością samodzielnej integracji wymienionych wyżej aplikacji i narzędzi. Środowisko Workspace od Google’a jest domyślnie zintegrowanym pakietem usług, z którego wystarczy po prostu zacząć korzystać.
Jednakże jeśli chcesz rozszerzyć funkcjonalność Google Workspace o produkty spoza pakietu, w tym aplikacje należące do innych firm, możesz to zrobić. Odwiedź Google Workspace Marketplace – sklep z aplikacjami dostępny w Google Workspace. Znajdziesz w nim tysiące narzędzi, np. popularne Teams od Microsoftu. Możesz w ten sposób używać aplikacji, do których się przyzwyczaiłeś, bez szkody dla integralności pracy w Google Workspace.
Cena Google Workspace
W październiku 2023 roku ceny pakietów Google Workspace prezentują się następująco:
- Google Workspace Business Starter: cena 27 zł za użytkownika/miesiąc – pakiet wymaga rocznego zobowiązania do opłacania subskrypcji, pozwala na dostęp do podstawowych aplikacji Google Workspace, zawiera 30 GB wspólnego miejsca na dysku na użytkownika. Pomoc ze strony Google świadczona jest na poziomie standardowym,
- Google Workspace Business Standard: cena 54 zł za użytkownika/miesiąc – pakiet wymaga rocznego zobowiązania do opłacania subskrypcji, pozwala na dostęp do podstawowych aplikacji Google Workspace, zawiera 2 TB wspólnego miejsca na dysku na użytkownika, oferuje rozszerzone opcje wideorozmów. Pomoc ze strony Google świadczona jest na poziomie standardowym, jednak za dodatkową opłatą można przejść na poziom rozszerzony,
- Google Workspace Business Plus: cena 81 zł za użytkownika/miesiąc – pakiet wymaga rocznego zobowiązania do opłacania subskrypcji, pozwala na dostęp do podstawowych i dodatkowych aplikacji Google Workspace, zawiera 5 TB wspólnego miejsca na dysku na użytkownika, oferuje jeszcze bardziej zaawansowane opcje wideorozmów niż pakiet Standard. Pomoc ze strony Google świadczona jest na poziomie standardowym, jednak za dodatkową opłatą można przejść na poziom rozszerzony,
- Google Workspace Enterprise: cena ustalana jest indywidualnie – pakiet pozwala na dostęp do wszystkich aplikacji i narzędzi Google Workspace, zawiera 5 TB wspólnego miejsca na dysku na użytkownika z możliwością zwiększenia, oferuje zaawansowane metody zabezpieczania danych. Pomoc ze strony Google świadczona jest na poziomie rozszerzonym, jednak za dodatkową opłatą można przejść na poziom premium.
Pakiety Google Workspace Business (Starter, Standard i Plus) nie mogą zostać kupione dla więcej niż trzystu użytkowników. Pakiet Enterprise nie ma limitu użytkowników.
Wybrany pakiet cenowy Google Workspace można testować przez czternaście dni za darmo.
Apple iCloud
Tak samo jak ograniczony funkcjonalnie G Suite zamienił się w rozbudowany Google Workspace, oferowany dziś firmom iCloud wykształcił się z MobileMe (.Mac, iTools). Narzędzie z chmurą w nazwie podobnie do poprzednika oferuje zestaw aplikacji osobistych i biznesowych online oraz przechowuje dane użytkowników w chmurze, gwarantując ich bezpieczeństwo. Mimo iż największe zainteresowanie wzbudza w posiadaczach sprzętu marki Apple: komputerów Mac, telefonów iPhone i tabletów iPad, wykorzystują je również przedsiębiorcy pracujący na sprzęcie z systemem Windows. To czyni z pozoru hermetyczne środowisko Apple iCloud uniwersalnym.
Tym, co znacznie różni Apple iCloud od Google Workspace, jest grupa docelowa obu usług. W przypadku produktu Google’a są to przedsiębiorcy, w przypadku środowiska Apple’a zaś przede wszystkim użytkownicy prywatni posiadający urządzenia tej marki (aplikacje iCloud są w nich dostępne domyślnie). Jeżeli jednak firma chce korzystać z Apple iCloud jako współdzielonego środowiska biznesowego, nic nie stoi na przeszkodzie. Administrator powinien wówczas stworzyć konta pracownicze w usłudze Apple Business Manager z osobnymi Apple ID (tzw. zarządzanymi Apple ID), które nie kolidują z osobistymi Apple ID pracowników posiadających komputer Mac czy telefon iPhone.
Jakie są główne cechy Apple iCloud?
- Wysoki poziom bezpieczeństwa plików przechowywanych w chmurze (zdjęć, muzyki, dokumentów i innych treści w iCloud Drive).
- Automatyczne aktualizowanie danych na wszystkich urządzeniach – modyfikowanych plików oraz treści w przeglądarce Safari.
- Łatwe udostępnianie danych osobom spoza Apple iCloud.
- Możliwość stworzenia środowiska do wspólnej pracy wewnątrz firmy.
- Współdzielony dostęp do pakietu iWork, który obejmuje edytor tekstu Pages, arkusz kalkulacyjny Numbers i program do tworzenia prezentacji Keynote, a także do aplikacji Notatki.
- Możliwość stworzenia służbowych Apple ID dla pracowników w usłudze Apple Business Manager.
- Inne Apple ID służbowe (zarządzane) i prywatne, co pozwala na zachowanie odrębności kont.
- Możliwość określenia przez administratora firmy, do jakich aplikacji dany pracownik będzie miał dostęp (tzw. role przypisuje się do służbowego Apple ID pracownika).
- Logowanie na dowolnym urządzeniu firmowym przy użyciu Apple ID pozwala wyświetlić indywidualne konto pracownika, co ułatwia np. pracę hybrydową na sprzęcie należącym do firmy i pozostającym w biurze.
- Intuicyjna obsługa narzędzi iCloud przez posiadaczy produktów Apple’a (aplikacje iCloud są wbudowane w urządzenia tej marki).
- Szereg aplikacji osobistych i biznesowych, m.in. Kalendarz, Kontakty, FaceTime, Znajdź, Freeform, Keynote, Poczta, Mapy, Notatki, Numbers, Pages, Przypomnienia, Nalepki, Współdzielenie ekranu. Aplikacje, których Mac bądź iPhone nie mają zainstalowanych fabrycznie, można pobrać w App Store – sklepie z aplikacjami Apple’a. Co istotne, podczas korzystania z zarządzanego Apple ID dostęp do niektórych aplikacji jest odgórnie zablokowany w celach bezpieczeństwa. Nadal jednak można z nich korzystać w ramach osobistego Apple ID.
- Możliwość korzystania z iCloud na komputerach z systemem operacyjnym Windows.
Rozszerzenia i integracja Apple iCloud z ekosystemami innych firm
Jeżeli w Twojej firmie wszyscy lub większość pracowników posiada sprzęt marki Apple, możesz chcieć zacząć używać Apple iCloud z wygody, łatwości wdrożenia i intuicyjności korzystania z aplikacji. Możliwe jednak, że w środowisku iCloud nie znajdujesz wszystkich narzędzi, których potrzebujesz. Czy jest na to rozwiązanie?
Na szczęście tak. Podobnie jak Google Workspace iCloud i Apple Business Manager pozwalają na integrację z produktami innych firm. Współpracują m.in. z Adobe Creative Cloud, Microsoft Exchange, Microsoft 365 i wspomnianym przed chwilą Google Workspace. Możesz skorzystać np. z ulubionej poczty, aplikacji kalendarza czy kontaktów. Ponadto możesz używać jednocześnie kilku dysków w chmurze, np. iCloud Drive, OneDrive, Dropboxa i Dysku Google.
Przechowywanie i synchronizacja danych
Firma Apple zapewnia bezpieczne przechowywanie wszelkich danych w chmurze. Użytkownicy prywatni mogą cieszyć się automatyczną synchronizacją danych przypisanych do jednego Apple ID, w tym zdjęć, muzyki, notatek, a także ustawień i treści przeglądanych w Safari. W efekcie na telefonie, laptopie czy tablecie ma się dostęp do tych samych prywatnych danych.
Większe bezpieczeństwo oferuje iCloud+, w ramach którego użytkownik otrzymuje usługę Przekazywanie prywatne iCloud, która dba o poufność historii przeglądania w Safari, a także usługę Ukryj mój adres email.
Jeśli chodzi o biznesowe wykorzystanie iCloud, tutaj synchronizacja dotyczy przede wszystkim współdzielonego środowiska: iWork i Notatek. Z kolei rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa firm obejmują m.in. możliwość wymuszania używania hasła przez pracowników, konfigurowanie połączeń VPN przypisanych do aplikacji, instalowanie i konfigurowanie aplikacji przez administratora, przypisywanie pracownikom określonych/ograniczonych ról, usuwanie danych dotyczących pracy.
Cena Apple iCloud+
Sam iCloud jest częścią systemu Apple’a i przysługuje użytkownikom produktów tej marki. W związku z tym nie trzeba za niego dodatkowo płacić – wystarczy zakupić komputer Mac czy telefon iPhone. Natomiast by cieszyć się dodatkowymi funkcjami oraz większą przestrzenią dysku w chmurze, trzeba przejść na pakiet iCloud+.
- Cena Apple iCloud+ z pamięcią masową 50 GB i dodatkowymi narzędziami: 4,99 zł/miesiąc,
- Cena Apple iCloud+ z pamięcią masową 200 GB i dodatkowymi narzędziami: 14,99 zł/miesiąc,
- Cena Apple iCloud+ z pamięcią masową 2 TB i dodatkowymi narzędziami: 49,99 zł/miesiąc,
- Cena Apple iCloud+ z pamięcią masową 6 TB i dodatkowymi narzędziami: 149,99 zł/miesiąc,
- Cena Apple iCloud+ z pamięcią masową 12 TB i dodatkowymi narzędziami: 299,99 zł/miesiąc.
Dodatkowe narzędzia występujące we wszystkich pakietach cenowych iCloud+ to Przekazywanie poufne iCloud, Ukryj mój adres email, Niestandardowa domena email, Prywatny monitoring w HomeKit i Chmura rodzinna.
Usługa Apple Business Manager dla firm jest darmowa.
Microsoft 365
Trzecią wartą uwagi propozycją zbioru aplikacji i narzędzi dla firm jest Microsoft 365, dawniej znany jako Office 365. Wykształcił się z prostego pakietu biurowego Office, który oferował przede wszystkim edytor tekstowy, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia prezentacji. Dziś jednak wszechstronne środowisko Microsoft 365 pozwala na dużo więcej, m.in. łatwy kontakt między pracownikami czy też współdzielenie projektów i plików.
Podobnie do starego pakietu Office nowoczesny zestaw usług w chmurze dzieli się na wersję dla użytkowników prywatnych w różnych pakietach cenowych oraz wersję dla firm, także w różnych pakietach cenowych. Firma korzystająca ze środowiska Microsoftu jest w stanie zapewnić pracownikom zarówno możliwość tworzenia i przechowywania plików prywatnych (np. projektów, nad którymi pracują indywidualnie), jak i współpracowania w zespole w czasie rzeczywistym. Microsoft 365 cechują wysoki poziom bezpieczeństwa danych i plików oraz błyskawiczna synchronizacja modyfikacji.
Dostępność i narzędzia Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint i inne
Główne aplikacje dostępne w usłudze Microsoft 365 to:
- Word – edytor tekstowy,
- Excel – arkusz kalkulacyjny,
- PowerPoint – program do tworzenia prezentacji,
- Outlook – klient poczty e-mail,
- OneDrive – dysk w chmurze,
- Teams – komunikator do rozmów i wideokonferencji,
- OneNote – rozbudowany notatnik z trybem graficznym.
Aplikacjami należącymi do Microsoft 365 są również: Bezpieczeństwo rodzinne, Clipchamp, Forms, Kalendarz, Kontakty, Listy, Loop, Power Automate, Projektant, Skype, Sway, To Do. Ponadto środowisko Microsoftu można zintegrować z aplikacjami i narzędziami innych firm, chociażby Google’a lub Apple’a. Przykład stanowi integracja kalendarza i kontaktów z iCloud z klientem poczty Outlook.
Skalowalność i dostępność dla firm
Środowisko Microsoft 365 w wersjach dla użytkowników prywatnych i firm różnią się od siebie z uwagi na częściowo odmienne potrzeby tych grup docelowych. Mimo iż ostateczny dostęp do usług zależy od wybranego pakietu cenowego, klienci biznesowi mają możliwość skorzystania z następujących rozwiązań dla firm (do 299 użytkowników):
| Narzędzie/rozwiązanie | Przykładowe funkcje |
| Poczta i kalendarz | używanie adresu niestandardowego: nazwisko@nazwafirmy.com |
| Przechowywanie i udostępnianie plików | współpraca pracowników w czasie rzeczywistym; synchronizacja plików na różnych urządzeniach |
| Praca zespołowa i komunikacja | zaawansowane zarządzanie spotkaniami online |
| Standardowe zabezpieczenia i zgodność | chmurowe filtrowanie wiadomości e-mail; sterowanie dostępem do informacji firmowych |
| Zarządzanie projektem i relacjami z klientami | tworzenie harmonogramów, ankiet, analiz |
| Pomoc techniczna i wdrożenia | różne formy kontaktu z pomocą techniczną w dowolnej chwili |
| Aplikacje internetowe i mobilne | Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Teams, Bookings, Forms, Listy, Planner i SharePoint |
| Aplikacje klasyczne do zainstalowania | wersje na PC; wersje na Mac |
| Seminaria internetowe i zdarzenia na żywo | zaawansowane opcje organizacji seminariów online |
| Zaawansowana ochrona przed cyberatakami | zabezpieczenia punktów końcowych klasy korporacyjnej |
| Zarządzanie urządzeniami | ustawianie zabezpieczeń na sprzęcie należącym do firmy |
Z kolei w pakietach dla przedsiębiorstw (od 300 użytkowników) pojawiają się m.in. takie usługi:
- Zarządzanie ryzykiem wewnętrznym.
- Broker zabezpieczeń dostępu do chmury.
- Ochrona przed zagrożeniami.
- Ochrona informacji.
- Automatyzacja i tworzenie aplikacji.
- Zaawansowana analiza danych.
- Funkcje społecznościowe, intranet i magazynowanie.
Cena Microsoft 365
Ceny pakietów Microsoft 365 różnią się w zależności od użytku prywatnego/biznesowego. Ponadto pakiety biznesowe dzielą się na te dla małych i średnich firm (do 299 osób), przedsiębiorstw (od 300 osób), pracowników pierwszego kontaktu, instytucji rządowych i organizacji non-profit. Cennik Microsoft 365 dla firm prezentuje się następująco:
- Microsoft 365 Business Basic: €5,60/miesiąc za użytkownika – subskrypcja jest roczna; plan polecany start-upom. Word, Excel, PowerPoint i Outlook dostępne są wyłącznie mobilnie,
- Microsoft 365 Business Standard: €11,70/miesiąc za użytkownika – subskrypcja jest roczna; to najpopularniejszy plan dla firm. Standardowe aplikacje dostępne są zarówno w wersji do zainstalowania na komputerze, jak i w wersji obsługiwanej przez przeglądarkę lub aplikację,
- Microsoft 365 Business Premium: €20,60/miesiąc za użytkownika – subskrypcja jest roczna; plan polecany średnim firmom. Pojawia się dostęp do dodatkowych aplikacji związanych z bezpieczeństwem, w tym Intune czy Azure Information Protection,
- Aplikacje Microsoft 365 dla firm: €9,80/miesiąc za użytkownika – subskrypcja jest roczna; prosty plan obejmujący dostęp do aplikacji, jednak bez czatu, spotkań czy rozmów telefonicznych. Nie ma tutaj dostępu do poczty ani kalendarza, nie ma również wielu cennych funkcji pracy grupowej w czasie rzeczywistym.
Plany Microsoft 365 dla firm dostępne są też w opcjach tańszych – bez dostępu do Teams. Microsoft 365 Business Basic EEA kosztuje €4,60/miesiąc za użytkownika, Microsoft 365 Business Standard EEA €9,70 /miesiąc za użytkownika, a Microsoft 365 Business Premium EEA €18,60/miesiąc za użytkownika. Wszystko to przy subskrypcji rocznej.
W ofercie dla przedsiębiorstw (300+ użytkowników) można znaleźć dodatkowo m.in. system operacyjny Windows 11.
- Najtańszy pakiet dla przedsiębiorstw Microsoft 365 E3 EEA kosztuje €35,70/miesiąc za użytkownika przy zobowiązaniu rocznym.
- Droższy pakiet – Microsoft 365 E5 EEA – to koszt wynoszący €57,70/miesiąc za użytkownika w zobowiązaniu rocznym.
Taniej prezentują się pakiety bez Windowsa i niektórych usług, czyli oferta Office 365: Aplikacje dla przedsiębiorstw (€14,30/miesiąc za użytkownika), Office 365 E1 EEA (€7,40/miesiąc za użytkownika), Office 365 E3 EEA (€23,10/miesiąc za użytkownika) i Office 365 E5 EEA (€39,50/miesiąc za użytkownika). W pakietach dla przedsiębiorstw nie ma usługi Teams. Usługę Teams EEA dla przedsiębiorców można dokupić w cenie €5/miesiąc za użytkownika przy subskrypcji rocznej.
Szczegółowe opisy zawartości pakietów dla firm, przedsiębiorstw, pracowników pierwszego kontaktu, instytucji rządowych i organizacji non-profit znajdziesz na stronie Microsoftu.
Przechowywanie danych i dostępność offline
Istotnym aspektem przy wyborze środowiska do pracy jest możliwość uzyskiwania dostępu do przechowywanych danych w trybie offline. W przypadku omawianych dziś platform wygląda to następująco:
| Środowisko | Dostępność offline | Jak korzystać z pracy w trybie offline? | Synchronizacja online |
| Google Workspace | tak | Otwórz przeglądarkę Google Chrome lub Microsoft Edge. Pobierz np. ze sklepu Chrome Web Store rozszerzenie Dokumenty Google offline i zainstaluj. W ustawieniach Dysku Google zaznacz opcję: Twórz, otwieraj i edytuj ostatnie pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google na tym urządzeniu w trybie offline. Otwórz pliki i pracuj bez dostępu do internetu. | samoistnie po zmianie trybu offline na online |
| Apple iCloud | tak | Pobierz na dysk lokalny pliki z iCloud Drive, nad którymi chcesz pracować (na Macu wybierz opcję iCloud Drive na pasku bocznym Findera, otwórz plik i wybierz opcję Pobierz teraz). Otwórz pliki i pracuj bez dostępu do internetu. | samoistnie po zmianie trybu offline na online |
| Microsoft 365 | tak | Otwórz w trybie online pliki, nad którymi chcesz pracować offline. Po odłączeniu od internetu pracuj nad tymi plikami. | samoistnie po zmianie trybu offline na online |
Dostępność offline Google Workspace
Istnieje możliwość korzystania z Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji w środowisku Google Workspace w trybie offline. Aby uzyskać dostęp do tej opcji, należy – mając jeszcze połączenie z internetem – otworzyć przeglądarkę Google Chrome bądź Microsoft Edge i zainstalować rozszerzenie Dokumenty Google offline. Pobierzesz je za darmo np. ze sklepu Chrome Web Store. Następnie w ustawieniach swojego Dysku Google zaznacz opcję: Twórz, otwieraj i edytuj ostatnie pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google na tym urządzeniu w trybie offline. Wszystkie zmiany, które wprowadzisz w trybie offline, po wejściu w tryb online automatycznie nadpiszą poprzednie treści.
W ramach używania środowiska Google Workspace w firmie można także zarządzać dostępem offline do plików przechowywanych na Dysku Google jednocześnie w całej organizacji. Opcję włączenia lub wyłączenia trybu offline ma administrator. Domyślnie opcja ta jest włączona, aby w przypadku awarii internetu lub prądu pracownicy byli w stanie kontynuować czynności. Jeżeli jednak chcesz zmienić tę opcję, zaloguj się jako administrator do konsoli administracyjnej. W widoku Aplikacje -> Google Workspace -> Dysk i Dokumenty znajdziesz zakładkę Funkcje i aplikacje. Tam w sekcji Offline możesz wybrać parametry odpowiadające Twojej firmie.
Dostępność offline Apple iCloud
Na pracę z plikami w trybie offline pozwala także iCloud od Apple’a. Wystarczy pobrać na dysk lokalny te pliki z iCloud Drive, nad którymi chcesz pracować. Na komputerze Mac zrobisz to poprzez wybranie opcji iCloud Drive na pasku bocznym Findera, otwarcie pliku (lub kliknięciu pliku z jednoczesnym naciśnięciem klawisza Control) i wybranie opcji Pobierz teraz. Wprowadzone zmiany automatycznie nadpiszą poprzednią wersję, gdy ponownie będziesz w trybie online. Z plików trzymanych w iCloud możesz też korzystać na komputerze PC oraz urządzeniach mobilnych Apple’a.
Dostępność offline Microsoft 365
Nie inaczej jest w przypadku Microsoft 365 – z tego środowiska również można korzystać w trybie offline. Bez połączenia z internetem jesteś w stanie utworzyć plik dokumentu, arkusza lub prezentacji, nie możesz jednak korzystać z gotowych szablonów, które są dostępne jedynie online. Dalej możesz otwierać już istniejące pliki w OneDrive, OneDrive Business, SharePoint, Dropboxie bądź Dysku Google, o ile tylko wcześniej – w trybie online – zostały otwarte co najmniej raz. W końcu możesz modyfikować pliki. Zmiany zsynchronizują się po tym, jak uzyskasz połączenie z internetem.
Decyzja o wyborze
Jeżeli prowadzisz firmę ze stanowiskami biurowymi wymagający pracy przy komputerze, prawdopodobnie będziesz potrzebował legalnej wersji rozbudowanego środowiska biurowego z aplikacjami, narzędziami i usługami dla firm. W artykule omówiłam trzy takie środowiska: Workspace od Google’a, iCloud od Apple’a i Microsoft 365 od Microsoftu. Który będzie najlepszy dla Twojej firmy?
Jakie są kluczowe kryteria wyboru środowiska do pracy?
Podstawowe kryteria wyboru środowiska biurowego do firmy to:
| Kryterium wyboru | Co należy wziąć pod uwagę? |
| Dostępność aplikacji | Powinieneś odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie czynności wykonywane są w Twojej firmie. Czy pracownicy potrzebują edytorów tekstowych? A może dużo ważniejsze są arkusze kalkulacyjne lub programy do tworzenia prezentacji? Te trzy aplikacje są standardem i znajdziesz je we wszystkich opisanych dziś środowiskach, natomiast różnią się stopniem zaawansowania. Dodatkowo zwróć szczególną uwagę na pozostałe aplikacje, zwłaszcza komunikacyjne. |
| Aplikacje do kontaktu | W dużej firmie czy podczas pracy zdalnej i hybrydowej szczególnie istotne stają się zaawansowane narzędzia do komunikacji. Pomyśl, jakie opcje kontaktu powinni mieć Twoi pracownicy: czy wystarczy czat pisany, czy może jednak konieczne są połączenia głosowe i wideokonferencje z zaawansowanymi funkcjami. |
| Pojemność dysku w chmurze | Jest to bardzo ważny aspekt, jako że przechowywanie plików na dyskach lokalnych grozi ich utratą, a także ogranicza dostęp osobom korzystającym z innych komputerów. Jeżeli chcesz zabezpieczyć dokumenty i pozostałe dane przed utratą, trzymaj je w chmurze. Wybierz właściwą pojemność dysku – inną dla każdego pakietu. Do wyboru masz małe pojemności, np. 30 GB na osobę, bądź też duże, np. 12 TB na osobę. |
| Wielkość firmy (liczba pracowników) | Weź pod uwagę fakt, że niektóre pakiety usług, np. Google’a i Microsoftu, dzielą się na te skierowane do firm (poniżej 300 osób) i na te skierowane do przedsiębiorstw (powyżej 300 osób). Wybieraj spośród opcji dopasowanych do Twojego biznesu. |
| Zawartość pakietu | Zauważ, że w zależności od pakietu otrzymujesz inne aplikacje (rodzaj i liczbę), narzędzia (np. do analityki i programistyczne) oraz usługi (np. rozszerzone wsparcie techniczne dostawcy środowiska bądź zaawansowane funkcje bezpieczeństwa). Na zawartość pakietu zwróć szczególną uwagę przy zapoznawaniu się z ofertą firmy Microsoft, która jest najbardziej rozbudowana. |
| Bezpieczeństwo danych w chmurze | Każde omówione środowisko stosuje wysokiej jakości zabezpieczenia danych trzymanych przez użytkowników w chmurze. Jeżeli jednak interesuje Cię technologia ochrony danych lub chcesz wykupić dodatkowe zabezpieczenia, np. w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa liczącego setki czy tysiące osób, zapoznaj się ze szczegółowymi informacjami na stronach Google’a, Apple’a i Microsoftu lub też skontaktuj się z doradcą. |
| Cena | Liczba aplikacji i funkcji oraz dostępność i poziom usług bezpośrednio przekładają się na cenę. Wartość wyrażana jest przeważnie jako miesięczny koszt za jednego użytkownika przy zobowiązaniu opłacenia rocznej subskrypcji. Skoro musisz zobowiązać się aż na rok, być może lepiej zdecydować się na nieco droższy pakiet, który daje więcej możliwości. |
| Dostępność na urządzeniach | Zaprezentowane dziś środowiska mogą ze sobą współpracować. Jeżeli jedna aplikacja Ci nie odpowiada, możesz zastąpić ją odpowiednikiem innego dostawcy. Warto natomiast zwrócić uwagę na dostępność środowisk na sprzęcie konkretnych marek. Google Workspace i Microsoft 365 sprawdzają się zarówno na sprzęcie z oprogramowaniem Windows i Android, jak i na urządzeniach Apple’a. Z iCloud również możesz korzystać na Windowsie, chociaż to środowisko jest naturalne i intuicyjne przede wszystkim dla użytkowników sprzętu Apple’a. |
| Tryb pracy | W jaki sposób lubią pracować Twoi podwładni? Wszystkie środowiska dają możliwość tworzenia i edytowania plików online (w aplikacjach i przeglądarce), ale nie wszystkie pozwalają na zaawansowaną pracę w programach pobieranych na komputer i instalowanych lokalnie. |
Ostateczna decyzja zakupowa zależy w równej mierze od odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania i zagadnienia. Zacznij od policzenia użytkowników (pracowników), dla których chcesz zamówić usługę. Weź pod uwagę sprzęt, na którym pracujesz – czy ma zainstalowany system Windows, czy też macOS. Jeśli pracujesz na komputerach Apple’a, łatwiej będzie Ci wdrożyć iCloud, jeżeli zaś na urządzeniach z Windowsem – Microsoft 365. Kolejno rozważ preferowany tryb pracy, liczbę i rodzaj aplikacji/narzędzi/usług, pojemność dysku przypadającą na każdego użytkownika. Na podstawie tych kryteriów wytypujesz kilka pakietów, z których wybierzesz najlepszą opcję jakościową i cenową dla swojej firmy.
