Mózg przeciętnego człowieka, co 40 sekund ma do czynienia z dystraktorem, który wybija z rytmu koncentrację. To właśnie przez różnego typu rozpraszacze nie możemy skupić się na realizowanym zadaniu, nasza produktywność drastycznie spada, a my tracimy średnio 2,1 godziny dziennie. Zdaniem badaczy z firmy Microsoft całkowite wyprowadzenie ze stanu efektywnego skupienia następuje już w około 11 minucie pracy, a powrót do realizacji zadań na pełnych obrotach zajmuje blisko 25 minut. Jak w dobie rosnących rozrywek cyfrowych utrzymać wysoką produktywność? Z pomocą przychodzą aplikacje ułatwiające organizację pracy oraz zwiększające efektywność.
Z badania przeprowadzonego przez Harvard wynika, że większość z nas spędza 47% czasu, myśląc o czymś innym. Choć blisko 63% aktywnych zawodowo Polaków pracuje 8 godzin dziennie, a sam kraj znajduje się w pierwszej dziesiątce najbardziej zapracowanych społeczności na świecie (na jednego pracownika przypada średnio 1815 przepracowanych godzin w skali roku), produktywny czas stanowi 36% dnia pracy, czyli niespełna 3 godziny. Do takich wniosków doszli twórcy aplikacji Vouchercloud. Na szczęście w gąszczu internetowych rozpraszaczy można znaleźć również niezwykle przydatne narzędzia, które maksymalizują efektywność, pozwalają zapanować nad chaosem codziennych zadań, przekształcając go w dobrze naoliwioną maszynę produktywności. Poznaj 9 aplikacji, które sprawią, że szybko zauważysz poprawę jakości pracy.
Trello – zarządzanie projektami i zadaniami
Trello to prawdziwy klasyk wśród narzędzi do zarządzania projektami, dlatego nie mogło go zabraknąć w naszym minizestawieniu. Dzięki systemowi tablic i kart, które można zapisywać, modyfikować i przesuwać między poszczególnymi listami, zarządzanie zadaniami staje się łatwe, przyjemne i efektywne. Możesz korzystać z aplikacji, by zarządzać własnymi projektami lub też utworzyć zespół złożony ze współpracowników i przypisywać członkom poszczególne zadania oraz monitorować postępy prac w czasie rzeczywistym. Trello pozwala dodawać do każdej z kart listy zadań, pliki tekstowe lub graficzne, a także nadawać kartom terminy rozpoczęcia i zakończenia zadania (deadlines). Nadprogramowe czy też nieaktualne już karty można zarchiwizować lub trwale usunąć. Aplikacja oferuje dodatki w postaci kalendarza, połączenia tablicy z Dyskiem Google, Dropboxem, aplikacją Slack, a także możliwość inicjowania rozmowy wideo bezpośrednio z tablicy Trello.
Ile kosztuje korzystanie z Trello?
Masz do wyboru darmową wersję lub 3 płatne plany. W nieodpłatnej odsłonie aplikacji otrzymasz nieograniczoną liczbę kart, a także dodatków Power-Ups, do 10 tablic na obszar roboczy i nielimitowane miejsce do magazynowania zasobów (10 MB na plik). Plan Standard (5 dolarów miesięcznie) obejmuje nieograniczoną liczbę tablic, zaawansowane listy kontrolne, nieograniczone miejsce do przechowywania (250 MB na plik) i niestandardowe pola. Premium (10 dolarów za miesiąc) poza wyżej wymienionymi elementami zapewnia rozszerzone funkcje administracyjne i zabezpieczenia. Użytkownicy planu Enterprise (17,50 dolara na miesiąc) otrzymują zaawansowane zabezpieczenia.
Slack – komunikacja zespołowa na najwyższym poziomie
Jeśli czujesz, że komunikacja w firmie pozostawia wiele do życzenia, a wszelkie niedociągnięcia na tym polu negatywnie wpływają na Twoją efektywność, więcej niż pewne, że potrzebujesz aplikacji Slack. Dzięki niej wszystkie projekty będą zapięte na ostatni guzik, a praca przy nich będzie nie tylko łatwiejsza, ale i przyjemniejsza. Slack to jedno z tych narzędzi do zadań specjalnych. Pozwala użytkownikom na wymianę wiadomości z konkretną osobą, tworzenie tematycznych kanałów, czyli miejsc, gdzie członkowie zespołu wymieniają się informacjami oraz wątków umożliwiających grupowanie wiadomości dotyczących danego tematu. Dzięki aplikacji prześlesz wiadomość tekstową, w wersji audio lub wideo, zaplanujesz datę i godzinę wysyłki, szybko odnajdziesz interesujące Cię treści, nie przegapisz istotnych informacji, a także podzielisz się plikami. Co istotne, internetowy komunikator pozwala na integrację z innymi aplikacjami i narzędziami, takimi jak Dysk Google czy Trello, umożliwiając przesyłanie dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Czy korzystanie z aplikacji jest darmowe?
Podobnie jak w przypadku Trello użytkownicy mogą wybrać jeden z kilku planów. Darmowa wersja oferuje 90-dniową historię rozmów. Nielimitowana historia wiadomości to wydatek rzędu 7.25 dolara miesięcznie (plan Pro). Plan Business polecany większym firmom kosztuje 12.50 dolara na miesiąc, a cena Enterprise Grid ustalana jest indywidualnie.
Evernote – notatki i organizacja dokumentów w jednym miejscu
Osobom, które do tej pory korzystały z karteczek samoprzylepnych, by trzymać rękę na pulsie tego, co ważne, polecamy aplikację Evernote. Z jej pomocą będziesz mieć ważne informacje pod ręką, synchronizując notatki ze wszystkimi swoimi urządzeniami. Na tle innych aplikacji do robienia notatek Evernote wyróżnia się rozbudowaną funkcjonalnością. Planowanie, wycinanie, dodawanie adnotacji do stron internetowych, tworzenie list rzeczy, formatowanie artykułów, nagrywanie notatek głosowych to tylko niektóre z możliwości aplikacji. Możesz w dowolny sposób łączyć notatki, zadania i harmonogramy, a także dodawać do nich dokumenty, grafiki, dźwięki i inne przydatne rzeczy. Evernote działa również w trybie offline.
Ile kosztuje dostęp do Evernote?
Od zera do trzydziestu sześciu dolarów miesięcznie. Bezpłatna wersja pozwala na stworzenie 50 notatek o maksymalnym rozmiarze 25 MG (dotyczy jednej notatki) i zsynchronizowanie ich z dwoma urządzeniami. Pakiet Personal to aż 150 000 notatek i nieograniczona liczba urządzeń. Wersja Professional ma dwa razy więcej (20 GB) przesyłu niż pakiet Personal, a opcja TEAMS pozwala na utworzenie pół miliona notatek, a ponadto gwarantuje każdemu z uczestników dodatkowe 2 GB miesięcznego przesyłu (20 GB na grupę + 2 GB na użytkownika).
ClickUp – jedno miejsce na wszystkie zadania
Chcąc maksymalnie skupić się na pracy i przenieść współpracę zespołową na dużo wyższy poziom, zaprzyjaźnij się aplikacją ClickUp. Eliminuje ona potrzebę korzystania z innych narzędzi, zapewniając spersonalizowane doświadczenia. Z pomocą ClickUp możesz tworzyć i przydzielać zadania (oraz subzadania), śledzić postępy (rozbudowany system analizy i raportowania), a także czas, gdy Twoje skupienie wznosi się na wyżyny. Na dodatek nie musisz zaczynać swojej pracy od zera, gdyż aplikacja oferuje 1000 gotowych szablonów, które łatwo dostosować do swoich potrzeb. Dzięki temu wyjątkowemu narzędziu stworzysz różne dokumenty, połączysz je z tymi, które już funkcjonują w Twojej firmie, a ponadto przechowasz w jednym miejscu. Ciekawą funkcją jest możliwość wizualizacji zadań i projektów dzięki różnym widokom i sposobom wyświetlania bieżących zadań. Wspierana przez sztuczną inteligencję aplikacja pomaga planować duże projekty, skutecznie wymieniać się dokumentami, usprawniając również komunikację wewnętrzną. Intuicyjny interfejs sprawia, że korzystanie z ClickUp jest niezwykle proste.
ClickUp – 4 plany cenowe
Z planem Free zyskujesz 100 MB pamięci na dysku, możliwość tworzenia nielimitowanej ilości zadań i współpracy z innymi użytkownikami. Za dostęp do dysku bez ograniczeń pamięci, integrację narzędzi z innymi aplikacjami, korzystanie z poczty e-mail bezpośrednio w ClikUp musisz zapłacić 7 dolarów miesięcznie (plan Unlimited). Wersja Business, która kosztuje 12 dolarów, ma wszystkie funkcje z poprzednich planów, a także zaawansowane możliwości automatyzacji, śledzenia czasu pracy, foldery ustawione pod cele oraz nielimitowane tworzenie grup. Plan Business Plus, wyceniony na 19 dolarów miesięcznie, dorzuca możliwość współdzielenia działów, wsparcie techniczne, dostęp do API, a także tworzenie personalizowanych ról użytkowników. Najbardziej zaawansowana odsłona narzędzia, czyli plan Enterprise, nie ma określonej ceny. Jest ona ustalana indywidualnie w zależności od potrzeb użytkownika.
RescueTime – monitorowanie czasu pracy i analiza produktywności
Jeśli czujesz, że czas przecieka Ci przez palce i mimo wielu starań nie jesteś w stanie zrobić tyle, ile byś chciał, zainstaluj RescueTime. Aplikacja automatycznie śledzi czas spędzony w witrynach internetowych czy podczas korzystania z różnych narzędzi online. Z otrzymanych raportów dowiesz się, gdzie ucieka czas, którego czasami tak bardzo Ci brak i w jaki sposób korzystasz z komputera lub urządzenia mobilnego. Narzędzie pozwala dostrzec własne wzorce i nawyki, dając szansę na ich zmodyfikowanie czy też całkowitą rezygnację z nich. Kategoryzuje czas spędzony na różnych urządzeniach, oznaczając go jako produktywny lub rozpraszający w pięciostopniowej skali, dzięki czemu nie będziesz miał problemu z ulepszeniem swojej aktywności zawodowej. Kontrolując zachowania, blokując rozpraszacze, a także zarządzając harmonogramem spotkań, po jakimś czasie mile zaskoczysz się własną produktywnością.
RescueTime – ile trzeba zapłacić za odzyskanie kontroli nad czasem?
Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni. Możesz pominąć testowanie i od razu zdecydować się na wersję Premium płatną 6,5 dolara miesięcznie. Płatni subskrybenci otrzymują dodatkowe raporty i funkcje, dzięki którym RescueTime rejestruje czas offline, wykrywając bezczynność komputera (po wznowieniu aktywności aplikacja zapyta użytkownika, jakim czynnościom się oddawał), a także włącza powiadomienia informujące o osiągnięciu wcześniej ustalonego celu.
Focus Bear – codzienne wsparcie w budowaniu nawyków i poprawie produktywności
Aby móc w pełni skoncentrować się na swoich zadaniach i wyznaczonych celach, należy zadbać o środowisko wolne od elementów rozpraszających uwagę. Focus Bear to prawdziwy strażnik produktywności, który dba o to, abyś nie uległ pokusie scrollowania, lajkowania, udostępniania czy też zbyt długiego korzystania z aplikacji służących rozrywce. Pozwala na blokowanie wszelkich rozpraszaczy (to Ty ustalasz na jak długo), śledzenie codziennych nawyków i tworzenie nowych, sprzyjających pracy. Co istotne, aplikacja wspiera Cię w wysiłkach mających na celu zwiększenie efektywności, a także przypomina o konieczności zrobienia przerwy od pracy. Oferuje różne tryby skupienia, dostosowując sesje robocze do preferowanego stylu pracy. Focus Bear pilnuje, abyś zrealizował zaplanowane w kalendarzu zadania, wyświetlając powiadomienia o nich. Ich intensywność wzrasta w miarę zbliżania się godziny rozpoczęcia. Gdy zignorujesz wyskakujące okienka, otrzymasz powiadomienie słowne.
Focus Bear – za ile ta przyjemność?
Po zakończeniu 7-dniowego okresu próbnego wysiłki włożone w zwiększenie Twej produktywności wiążą się z comiesięczną opłatą w wysokości blisko 5 dolarów.
Freedom – skuteczne blokowanie rozpraszaczy
Kolejnym wartym polecenia pogromcą rozpraszaczy jest aplikacja Freedom, która skutecznie dba o to, abyś nie oszukiwał sam siebie. Blokuje strony i aplikacje na wszystkich urządzeniach, z których korzystasz, aby nie kusiło Cię zanurzenie się w mediach społecznościowych przy użyciu smartfonu, po uprzednim zablokowaniu dostępu do Facebooka, Instagrama czy Tik Toka na swoim komputerze. Podobnie jak w przypadku Focus Bear możesz samodzielnie ustalać liczniki czasowe poszczególnych blokad.
Miesięczny koszt użytkowania aplikacji Freedom
Przez pierwsze 7 dni korzystasz z aplikacji za darmo. Dożywotnia subskrypcja kosztuje 199 dolarów. Przy miesięcznym rozliczeniu zapłacisz za swoją cyfrową wolność 8,99 dolara, a przy rozliczeniu rocznym jedynie 3,33 dolary.
Focus@Will – muzyka, która pomaga się skupić
Czy słuchanie muzyki podczas pracy może wpłynąć na efektywność? Jak najbardziej! Do takich wniosków doszli naukowcy z Uniwersytetu Cornella. Muzyka uwalnia dopaminę, pobudzając umysł równie silnie niczym kawa gęsta i czarna jak smar do czołgu. Znakomicie sprawdza się w sytuacjach, gdy musimy mierzyć się z monotonnymi zadaniami, o dużym stopniu powtarzalności. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju muzyki. Utwory sprzyjające skupieniu, zmniejszeniu rozproszeń i utrzymaniu produktywności znajdziesz w bibliotece aplikacji Focus@will. Zdaniem jej twórców podnosi ona koncentrację od 200 do 400%, a średnia produktywność podczas godzinnej sesji wynosi 75%, czyli dużo więcej niż w przypadku osób pracujących z ciszą w tle. Każdy użytkownik aplikacji może wybrać rodzaj odtwarzanej muzyki (z ponad 50 muzycznych kanałów) oraz jeden z trzech stopni intensywności – niski, średni lub wysoki. Focus@will oferuje wbudowany timer i moduł do śledzenia produktywności.
Warunki korzystania z Focus@will?
28-dniowy okres próbny jest całkowicie darmowy. Miesięczny koszt użytkowania aplikacji to wydatek rzędu 7,50 dolara. Roczna subskrypcja kosztuje nieco ponad 52 dolary.
Zoho Bookings – umawianie spotkań online
Ostatnią w naszym zestawieniu aplikacją jest Zoho Bookings. Jest to znakomite narzędzie do planowania i zarządzania spotkaniami, które docenią małe i średnie firmy. Korzystanie z aplikacji pozwala uniknąć wielu żmudnych, powtarzalnych zadań. Z pomocą Zoho Booking skupisz się na rozwijaniu firmy, oddając w ręce klientów ustalanie harmonogramu. Ustawianie dostępności, wysyłanie przypomnieć i powiadomień e-mailem lub SMS-em, synchronizacja kalendarza, możliwość integracji narzędzi do rozmów to nie wszystkie możliwości aplikacji, której zaufały wiodące firmy na całym świecie.
Cennik Zoho Bookings
Darmowy okres próbny trwa 15 dni. Plan Basic umożliwiający zarówno rezerwację spotkań w wersji jeden na jeden, jak i zbiorowych, a także dwukierunkową synchronizację kalendarza oraz system przypomnień i raportów to koszt 6 dolarów miesięcznie. Za wersję Premium wzbogaconą o m.in. płatności online, konfigurowane szablony powiadomień tekstowych, powtarzające się rezerwacje grupowe czy też usługę Zoho Assist trzeba zapłacić co miesiąc 9 dolarów.
